Gestione della Data retention

La Data Retention si riferisce alla durata di conservazione dei dati personali raccolti da un’organizzazione. Secondo il GDPR, i dati personali devono essere conservati solo per il tempo strettamente necessario a raggiungere le finalità per le quali sono stati raccolti, dopodiché devono essere eliminati o anonimizzati. Questo principio è fondamentale per minimizzare il rischio di utilizzo improprio dei dati e per garantire il rispetto della privacy degli interessati.

La gestione pratica della Data Retention richiede un tool centralizzato che tenga conto dei vari periodi di conservazione per ciascun interessato e per ciascuna finalità. Trust Guardian centralizza questo processo, monitorando i tempi di conservazione per ciascun interessato, per ciascuna finalità e notificando automaticamente i vari sistemi aziendali (CRM, piattaforme e-commerce, sistemi di marketing automation, ecc.) quando un periodo di conservazione si è esaurito, affinché i dati vengano eliminati o anonimizzati. Questo garantisce che i dati siano trattati in modo conforme e che la durata della conservazione rispetti quanto stabilito nelle informative, riducendo al minimo il rischio di non conformità.
L’approccio di Trust Guardian alla data retention
Trust Guardian è un potente alleato per le aziende anche per la gestione dei periodi di conservazione, perchè automatizza la gestione della Data Retention integrandosi con i sistemi aziendali (CRM, piattaforme e-commerce, sistemi di marketing automation, ecc.).
La piattaforma è in grado di conteggiare il periodo di conservazione per ciascun interessato e avvisare proattivamente i sistemi quando i dati devono essere cancellati o anonimizzati, secondo le politiche previste per ogni finalità. Questo riduce il rischio di non conformità, migliora l’efficienza operativa e garantisce che i dati personali siano gestiti in modo sicuro e conforme. Con Trust Guardian, le aziende possono gestire la Data Retention in modo centralizzato e chiaro, minimizzando i rischi operativi e legali.