Autorizzazione al Trattamento

L’autorizzazione al trattamento dei dati personali rappresenta il momento di inizio del trattamento dei dati personali per una finalità che poggia su basi giuridiche diverse dal consenso, come il legittimo interesse o gli obblighi contrattuali. A differenza del consenso, che richiede l’esplicita espressione di volontà dell’interessato, libera per finalità specifiche, l’autorizzazione al trattamento si applica quando il trattamento dei dati è basato su altre basi giuridiche come il legittimo interesse o l’adempimento di obblighi contrattuali.

Spesso queste finalità non vengono mappate e gestite adeguatamente proprio perché non sono basate sul consenso. Tuttavia, in base alle informative sulla privacy, queste finalità hanno tipicamente un proprio periodo di conservazione da rispettare e vincoli riguardanti la possibilità di opposizione o di esercizio di altri diritti da parte degli interessati. La mancata gestione di questi aspetti crea un significativo rischio di non conformità e di violazioni della privacy in azienda.

L’autorizzazione al trattamento segna l’inizio del periodo di retention dei dati per ogni finalità specifica, a partire dalla presa visione dell’informativa che dettaglia la finalità legata a quello specifico trattamento (ad esempio, gestione delle richieste commerciali, soft spam, ecc.), garantendo che il trattamento sia lecito e conforme alle normative GDPR. L’autorizzazione deve essere documentata in modo accurato perchè l’azienda sia in grado dimostrare la liceità del trattamento e riducendo il rischio di sanzioni in caso di eventuali ispezioni o contestazioni. In questo modo si garantisce che tutti i trattamenti dei dati personali siano conformi alle normative e che la gestione dei dati sia correttamente documentata, non limitandosi solo ai consensi espliciti.
L’Approccio di Trust Guardian all’autorizzazione al trattamento
Trust Guardian automatizza la gestione dell’autorizzazione al trattamento per finalità basate su legittimo interesse, obblighi contrattuali o altre basi giuridiche diverse dal consenso. La piattaforma traccia ogni autorizzazione e registra il momento di inizio del periodo di conservazione, calcolato a partire dalla presa visione dell’informativa che dettaglia la finalità del trattamento, integrandosi con i vari sistemi aziendali per garantire che i dati siano gestiti in modo conforme alle normative. Questo approccio riduce il rischio di trattamenti non autorizzati, migliora l’efficienza operativa e assicura che ogni trattamento sia sempre aggiornato e conforme alle politiche aziendali e alle preferenze degli interessati.