Perché è importante la centralizzazione e storicizzazione delle informative?

La centralizzazione e storicizzazione delle informative sono pratiche cruciali per una gestione corretta e conforme dei dati personali secondo il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Con il GDPR, l’onere della prova è in capo all’azienda, che deve essere in grado di dimostrare non solo la liceità dei consensi raccolti, ma anche quale versione dell’informativa sia stata visionata dagli interessati al momento del rilascio del consenso, includendo dettagli come la lingua e la versione storica dell’informativa. Per garantire una gestione responsabile e trasparente di queste informazioni, è essenziale che ogni informativa venga centralizzata e storicizzata.

Centralizzazione delle informative Centralizzare le informative significa raccogliere e gestire tutte le versioni delle informative in un unico archivio, facilmente accessibile e organizzato. Trust Guardian permette alle aziende di centralizzare le informative privacy in diverse lingue. Questo elimina la necessità di aggiornare manualmente il documento su ogni touchpoint aziendale (come siti web, e-commerce, newsletter, CRM, piattaforme di e-commerce, ecc.) ad ogni modifica, garantendo che tutti i touchpoint utilizzino versioni aggiornate e coerenti delle informative, in quanto Trust Guardian espone sempre la versione più aggiornata. In questo modo, l’azienda può evitare disallineamenti che potrebbero portare a incomprensioni o contestazioni da parte degli interessati.

Storicizzazione delle informative La storicizzazione delle informative consente di conservare tutte le versioni precedenti delle informative che sono state adottate nel corso del tempo. Questo aspetto è particolarmente importante per dimostrare la conformità al GDPR, poiché permette di ricostruire esattamente quale versione dell’informativa sia stata accettata dagli interessati in un determinato momento. In caso di contestazioni, audit o ispezioni da parte delle autorità di controllo, la possibilità di accedere alle versioni storiche delle informative fornisce una solida base di prova a favore dell’azienda.

Il ruolo di Trust Guardian nella centralizzazione e storicizzazione delle informative
Trust Guardian offre alle aziende una soluzione per centralizzare e storicizzare tutte le informative sulla privacy in modo sicuro e conforme. Ogni nuova versione viene raccolta nell’archivio centralizzato, consentendo di avere sempre una panoramica completa delle informazioni fornite agli interessati, inclusa la gestione delle versioni in diverse lingue. Questo permette di documentare in maniera trasparente e precisa tutte le prese visioni per ciascun interessato, garantendo che ogni touchpoint sia sempre aggiornato.

Attraverso la piattaforma Trust Guardian, le aziende possono ridurre i rischi di non conformità, garantendo che ogni informativa sia sempre aggiornata e che tutte le modifiche siano documentate. In questo modo, l’azienda può dimostrare la propria accountability e la gestione responsabile dei dati personali, aumentando la fiducia degli utenti e la resilienza in caso di contestazioni o ispezioni.